Bien organiser sa communication, oui, mais comment le faire avec de bons outils. La charge de travail et les différentes méthodes demandées peuvent parfois s’emmêler entre elles. Certains outils sont donc nécessaires à l’organisation de votre travail et à la production du contenu attendu.
1. Collecter des informations : la veille
La veille est une méthode essentielle pour organiser sa communication. Il est nécessaire de faire de nombreuses recherches d’informations qui poussent à retourner Internet. Deux méthodes de veille se distinguent. Mais elles sont utiles et surtout complémentaires pour réaliser vos projets.
La veille push, laisser l’information venir à vous d’elle-même
Feedly est un agrégateur de flux RSS en ligne accessible sur votre navigateur internet. En d’autres termes, vous pouvez, autour de thèmes particuliers, rassembler le flux d’articles et de ressources dans un seul dossier. Un point positif, c’est assez intuitif et surtout gratuit. Néanmoins, les catégories de feeds sont limitées à trois en simultanée pour un compte non professionnel. Avec cet outil, vous serez donc au cœur de l’information en direct.
La veille pull, aller chercher l’information vous-même
Zotero est un logiciel de gestion de références libre et open source. Trouver l’information par vous-même n’est pas si compliqué. À vous maintenant de savoir conserver vos ressources et surtout porter un intérêt sur le format de la bibliographie. Dans un premier temps, vous pouvez vous diriger vers des sites d’informations, des journaux ou des revues… L’étape suivante est de conserver l’URL de votre ressource. Puis, vous l’associez à Zotero dans différents dossiers que vous créez au préalable. Deux petits plus pour ce logiciel, il peut être collaboratif et crée des bibliographies normées automatiquement.
2. Gérer ses projets : les outils de productivité
À la fois dans votre gestion du travail et dans votre vie personnelle, organiser sa communication est une clé de réussite. Néanmoins, chacun a une perception et une vision différente pour planifier sa productivité. Ce qu’il vous faut ? Un outil de gestion de projet pour vos différents travaux. Vous avez besoin d’un emploi du temps, un suivi de rendus, et même d’un emplacement pour ranger vos dossiers ?
Notion est un outil en ligne aux multiples facettes. Vous pouvez y prendre vos notes de réunions. Entre autres, il permet de créer des bases de données pour mettre à jour l’avancée de vos travaux. Un petit plus non négligeable, vous pouvez collaborer avec les autres facilement. La prise en main est assez intuitive et vous vous rendez rapidement compte que ce logiciel peut laisser place à une grande part de votre créativité. Vous pouvez transformer une page blanche en un espace de travail personnel. Il ne correspond qu’à vous et permet une organisation selon vos besoins.
3. Concevoir des supports graphiques : la création visuelle
Les couleurs, les polices, les images… Créer des présentations attrayantes est indispensable afin d’organiser sa communication visuelle. Les compétences en graphisme sont très valorisées dans le monde professionnel. Communiquer comprend donc en partie de l’image captivante pour votre cible.
Canva pour débuter puis la suite Adobe ! Pour les plus audacieux, ces logiciels de conception graphique seront sûrement la partie la plus agréable de vos travaux. Communiquer de l’information, c’est bien, mais pour que votre cible la reçoive plus agréablement, il faut lui donner une forme.
4. Suivre les tendances : les réseaux sociaux
Au cœur de vos divertissements, les réseaux sociaux vous permettent de passer le temps. Pourquoi ne pas les utiliser pour organiser sa communication ? Ainsi, vous adoptez des outils que vous connaissez bien dans le cadre de vos travaux. C’est amusant et surtout intuitif, idéal pour apprécier travailler sur un projet.
Faire de la veille, encore de la veille, et c’est possible aussi sur vos réseaux préférés ! Instagram, Tiktok, Twitter ou LinkedIn proposent tous une liste de hashtags et des tendances en page d’accueil. Ces outils sont aujourd’hui au cœur de notre société. Vous pouvez y observer une opinion publique sur un sujet à traiter ou une entreprise concurrente.
5. Organiser sa communication en groupe : les outils collaboratifs
La communication s’établit en groupe. Tout d’abord dirigée vers un public, elle sera sûrement élaborée en cohésion. En entreprise, votre équipe est composée d’éléments différents, aux compétences et systèmes de travail sûrement divergents. Il est donc nécessaire d’organiser sa communication avec les autres acteurs. Afin de gagner en cohésion et surtout en productivité, l’entente et la collaboration doivent être maîtrisées.
Google docs et Google sheets regroupent enfin l’idée principale de cet article. Ce sont deux outils accessibles qui vous permettent de collaborer simultanément et facilement avec les autres. Du traitement de texte en ligne pour rédiger vos dossiers et un tableur permettant de regrouper vos données, voilà l’essentiel de ce qu’il vous faut pour mener à bien vos projets.
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