Google Drive : un outil indispensable pour les travaux de groupe

De par sa popularité, tout le monde a connaissance du moteur de recherche Google.Cependant, ce géant américain a développé depuis quelques années, d’autres outils très utiles pour l’internaute. Google drive, est un outil de travail collaboratif complet, très utilisé par les étudiants en DUT Info Com. Par outil collaboratif, on entend que les documents en ligne peuvent être modifiés par plusieurs personnes au même moment. Cela évite de créer un seul document, où une seule personne peut le modifier. Par conséquent il n y a qu’une seule version du document qui s’actualise en temps réel selon les modifications de chacun.

Comment accéder à Google Drive ?

Pour acquérir cet outil il n’est pas nécessaire de le télécharger. Il suffit de s’inscrire en se créant une boîte e-mail avec l’outil Gmail. Cette dernière te permettra, d’avoir accès aux autres services que le drive, comme un compte Youtube par exemple. De plus, tu pourras recevoir directement des e-mails d’alerte pour te prévenir qu’une personne a partagé un document avec toi.

Trois outils de Drive au top

Les trois outils principaux de Google Drive à connaître sont :

•  Docs
•  Sheets
•  Slides

S’inspirant du pack Office de Microsoft, ce trois outils permettront de retrouver les fonctionnalités de Word, Powerpoint et Excel.

Le tableau de bord est la première étape pour commencer. Il permet de créer des dossiers,documents. De plus, il permet de recevoir les notifications à propos des changements apportés par chaque utilisateur.

Pourquoi utiliser Google drive à l’IUT ?

Comme tu le sais, tu seras confronté à tous les cours aux projets en groupe. Google Drive est là pour te faciliter la tâche quand tu voudras préparer un oral ou compléter un dossier à plusieurs. En épistémologie par exemple, chaque membre du groupe pourra marquer ses idées pour un plan, faire le résumé d’un texte. On peut travailler tous ensemble et s’entraider, tout en étant à distance.

Points négatifs : le seul point négatif que je pourrais mentionner, c’est que cet outil contient beaucoup moins de fonctionnalités en termes d’édition. En effet, il n’est pas possible par exemple, d’intégrer une table des matières pour un sommaire sur Docs. Pour la rajouter, il faut télécharger le document en format Word, ou Open Office .

La fonction hors ligne de Google Drive

Si tu ne possèdes pas de connexion Internet, ou que le Wifi de l’IUT à plantée, tu as tout de même la possibilité de pouvoir accéder à tes documents et les compléter.

Pour ce faire, il te suffit de télécharger l’extension Google Docs Hors Connexion, sur le navigateur Google Chrome. Ensuite, rends toi sur le tableau de bord de Drive, et coche la case :  « Synchroniser les fichiers Google Docs, Sheets, Slides et Drawings sur cet ordinateur pour pouvoir les modifier hors connexion ».

Cette dernière fonctionnalité est utile quand tu veux accéder aux documents stockés sur ton Drive. Ainsi,  elle  te permet d’avancer sur tes travaux s’ils ne sont pas dans la mémoire de ton ordinateur. Cependant,  si tu travailles avec des personnes qui eux, ont une connexion internet tu ne verras pas leurs modifications sur le document. Cette dernière astuce est donc utile, par exemple,  quand tu as oublié de télécharger le document pour aller l’imprimer à Tom Copy, mais elle a beaucoup de limites pour les projets en groupe.