L’organisation du projet tutoré Promotion du département n’est pas de tout repos, surtout avec cette crise sanitaire. Comme chaque année, ce projet a un seul objectif : promouvoir notre formation auprès des futurs étudiants. Avec la pandémie actuelle, une nouvelle organisation à distance s’impose.
Le projet tutoré promotion du département c’est quoi ?
19 étudiants, plein de projets et un objectif : vendre cette (magnifique) formation aux futurs étudiants intéressés par le DUT Info-com. Au programme : l’élaboration d’un planning de créations et publications sur nos réseaux sociaux, Instagram, Twitter et Facebook et l’animation des différents événements d’orientation. Si vous voulez tout savoir, c’est nous, les petits bonhommes orange qui vous renseignent lors de nos journées portes ouvertes. Cependant, cette année, comme vous le savez, tout est différent à cause de la crise sanitaire.
Comment s’organise nos missions à distance ?
Ce nouveau projet se fait à distance. Cette année, les présentations avec les premier année se sont faites sur WebEx, mais bon… Difficile de tisser des liens quand on ne peut pas se voir en vrai ! Après avoir créé un groupe sur WhatsApp avec tous les membres, nous avons expliqué en profondeur les principes des différentes missions, créé des équipes et affecté chaque étudiant à des tâches particulières :
- la mission réseaux sociaux
- la mission graphisme
- la mission relation presse
- la mission vidéo promotionnelle
La mise en place de ce projet a été très longue lors de ce début d’année universitaire (merci la Covid). Si bien que début janvier, nous nous sommes retrouvés avec beaucoup de choses faire. Gérer les cours à distance, c’est difficile, alors un projet comme ça, je vous laisse imaginer.
En ce début d’année 2021, nous nous sommes occupés de la réalisation de vidéos promotionnelles et de la mise en place d’un plan de communication sur les réseaux sociaux. Le but est de promouvoir notre IUT ainsi qu’informer nos abonnées des actualités universitaires. Pour cela, nous nous sommes armés de nos meilleurs outils de travail partagés : Google Doc et Canva.
Des projets qui prennent l’eau ?
Malheureusement, certains de nos projets, nous tenant à cœur ont été annulés comme le salon de l’Étudiant. Cependant, nous avons pu expérimenter de nouvelles choses, comme l’animation de conférences sur Zoom pour la Peep du Rhône ou encore la mise en place de journées portes ouvertes virtuelles. Et croyez-moi, se retrouver devant 100 personnes même en visio, c’est très impressionnant.
Au final, rien ne nous arrête !
J’ai pu réaliser ce projet à la fois en présentiel (en première année) et en distanciel (cette année), c’est très différent, mais je peux vous affirmer que le distanciel n’a pas que des points négatifs. Avec le coronavirus, l’aspect social de ce projet s’est envolé. Effectivement, nous ne pouvions plus aller à la rencontre des futurs étudiants, les accueillir dans notre IUT ou tenir les stands sur les salons.
Cependant, cette année avec les outils de communication que nous avons utilisés, les échanges entre les membres du projet sont plus réguliers et les missions mieux organisées. Il n’y a plus besoin de mettre en place des réunions de projets assez formelles. Par exemple, si quelqu’un a une question ou une idée, il l’exprime directement dans le groupe WhatsApp. Alors malgré un distanciel assez difficile à gérer, notre projet tutoré a su garder la tête hors de l’eau et proposer du contenu à la hauteur de ce que les futurs étudiants du DUT information et communication attendent.
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