Le mail est un moyen de communication de plus en plus utilisé depuis son apparition en 1965 et particulièrement dans le monde professionnel. En effet, aujourd’hui les informations transitent plus par le biais des boîtes mail que celui des réseaux sociaux. Nous sommes de plus en plus sollicités à communiquer par voie électronique, encore faut-il savoir comment bien rédiger un mail, car on oublie parfois qu’il y a certaines règles à respecter. Bien sûr, ces règles s’adaptent en fonction du destinataire et du contexte.
Un mail, c’est quoi ?
Le mail, ou courrier électronique en français, est l’indique un message envoyé par voie électronique. Comme pour le courrier classique, les mails s’échangent entre boîtes aux lettres électroniques. Afin de rédiger un mail et l’envoyer, il faut d’abord avoir créé une adresse électronique et que le destinataire en ait une également.
Une adresse mail est composée de 3 parties :
- la partie locale : souvent le prénom et nom de la personne
- le caractère séparateur : “@” (“at” en anglais)
- l’adresse du serveur : souvent un nom donné par la structure d’où provient la boîte mail (exemple : Google = gmail.com, Microsoft = Outlook/hotmail.fr, Lyon 3 = univ-lyon3.fr, exemple.org )
Exemple : sylvie.dumont@outlook.fr
Par où commencer pour rédiger un mail ?
Donner envie de cliquer sur son mail
L’objet inscrit lors d’un envoi de courrier électronique est assez important. Il est la première chose que l’on voit apparaître lorsque le destinataire reçoit le mail.
Il est préférable d’opter pour un intitulé court ET clair. En effet, évitez de rentrer dans les détails et contentez-vous de mettre le sujet du contenu qui va suivre. Le lecteur doit être en capacité de comprendre directement sur quoi cela va porter. Inscrivez les mots clés du sujet, plutôt sous forme de phrase nominale et sans les mots de liaison ou les articles.
Exemple : Réunion 17 janvier
Comment commencer son mail ?
De manière générale, on commence toujours par rédiger un mail en saluant le ou la destinataire. En fonction de la personne à qui ce mail est destiné, vous adapterez la manière de saluer.
Par exemple, lorsque vous vous adressez à un proche ou un ami, vous pouvez par exemple commencer par : “Salut Anissa !” ou “Bonjour Marc !”.
Lorsque votre mail est plus formel, vous pouvez commencer par :
- “Bonjour madame/monsieur”
- “Bonjour madame/monsieur” (suivi de son statut ou nom de famille)
- Ex : “Bonjour monsieur le proviseur”, “Bonjour madame SALMI”
- “Madame/Monsieur” (lorsque l’on n’a pas le nom de la personne à qui l’on s’adresse)
Ensuite, la première phrase d’accroche permettra d’expliquer la raison pour laquelle vous envoyez ce mail mais également de contextualiser la situation : transmettre des documents, répondre à une offre, faire une demande, poser une question, etc.
Par exemple :
- “Vous trouverez joint à ce mail”, “Vous trouverez ci-joint…”, “J’ai joint à ce mail…” (pour transmettre des documents)
- “Je me permets de vous écrire suite à votre offre…” (contextualisation)
- “Voudriez-vous bien me faire part…” (lorsque vous demandez un renseignement, un document)
- “Pour faire suite à notre échange…”, “Comme convenu la semaine dernière…” (pour relancer une discussion déjà entamée à un autre moment)
Le corps du mail
Pour rédiger un mail et le structurer, vous pouvez opter pour la technique de pyramide inversée. Cette manière d’écrire consiste à placer l’essentiel du message en début de mail et de laisser les détails pour la suite du texte.
Des statistiques prouvent l’efficacité de cette technique de rédaction. En effet, selon une étude de Nielson Norman Group, les lecteurs auront tendance à décrocher progressivement. Selon le groupe, 81 % des lecteurs lisent le premier paragraphe d’un article ou d’un texte quelconque contre 32 % pour le quatrième.
Afin de bien rédiger un mail, écrire de sorte à avoir un paragraphe par idée. Un courrier électronique de 4 ou 5 paragraphes est amplement suffisant et 4 ou 5 phrases également pour un paragraphe. Cela vous poussera à aller droit au but (Allez l’OM !) et à être concis sans tourner autour du pot. Ne pas aller directement à l’essentiel peut occasionner une mauvaise compréhension du message par le destinataire. De plus, si le texte est trop long, le lecteur aura tendance à le survoler et donc de passer à côté de potentiels détails importants.
Sauter une ligne entre chaque paragraphe donne un aspect plus organisé à la structure du message et permet de bien différencier les idées.
Comment clôturer un mail ?
Comme pour une lettre de motivation, rédiger un mail implique également une formule de politesse à la fin. Celle-ci dépendra de la personne à qui le courrier est destiné. L’oubli ou la mauvaise utilisation de phrases de courtoisie en fin de mail peuvent facilement être perçues comme un manque de respect.
Voici quelques exemples de formules :
- “Bonne journée !” (pour un collègue, un ami)
- “Mes salutations distinguées”, “Mes sincères salutations” (pour un supérieur hiérarchique par exemple)
- “Bien à vous” (souvent utilisé pour montrer que vous restez au service du destinataire)
- “Cordialement” (formule plus souvent utilisée pour les relations impersonnelles ou informelles)
Et enfin, la signature de votre mail qui est en général votre Prénom suivi de votre NOM. Pour les professionnels, on peut trouver un petit descriptif de leur profession.
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